Da biste uspostavili administraciju dramskog kluba ili organizovali sve veću kolekciju stripova, potreban vam je digitalni sistem upravljanja. Zatim možete da koristite funkcije pametne pretrage da biste štampali liste, poštu i etikete. Izbegnite da vaš administrativni sistem završi u pretrpanoj, ćorsokaku i koristite bazu podataka! Sa besplatnim programom Sodadb možete postaviti onlajn bazu podataka koju možete lako da delite sa drugima.
Savet 01: 10.000 zapisa
Postoji dosta besplatnih rešenja za baze podataka na mreži. Ovde koristimo Sodadb (Simple Online Database), onlajn menadžer baze podataka koji se ponosi svojom lakoćom za korisnike. Da bi što je više moguće olakšali korisniku, proizvođači su odbacili specijalističke funkcije. U besplatnoj verziji možete upravljati do 10.000 zapisa, što je više nego dovoljno za većinu kućnih korisnika. Ako želite da povećate ovo na 35.000 zapisa, plaćate 3,49 dolara mesečno. U Sodadb-u je moguće otpremiti spoljne datoteke da biste ih povezali sa zapisima, ali u besplatnoj verziji prostor za skladištenje je veoma ograničen. Možete da delite i menjate bazu podataka preko veb adrese. Pored toga, Sodadb šifruje vezu sa serverom, tako da su vaši podaci zaštićeni. I na kraju, u principu nije potrebna registracija. Surfajte na www.sodadb.com i počnite.
Baza podataka protiv tabele
Tabele i baze podataka se koriste za upravljanje, skladištenje, pretragu i modifikovanje podataka. Tabela je zgodna za rukovanje velikim brojem podataka istog tipa, kao što je duga, ali jednostavna lista adresa. Međutim, ako želite da vidite različite izvore podataka u odnosu jedan na drugi, potrebna vam je baza podataka. Baza podataka je kao tabela o steroidima. U bazi podataka je lakše upravljati velikim brojem (stotina ili hiljada) podataka. Štaviše, takva baza podataka je kreirana za prikupljanje podataka putem naprednih pretraga. Iz rezultata pretrage možete, na primer, da štampate etikete ili šaljete e-poštu. Takođe možete lako dodeliti različita prava različitim grupama korisnika. Na primer, jednoj grupi je dozvoljeno da vidi samo osnovne informacije, dok postoji i grupa kojoj je dozvoljeno da uređuje podatke i grupa koja može da vidi i menja samo podatke koje su ti članovi grupe sami uneli.
Savet 02: Šabloni
Ako nikada niste radili sa bazom podataka, najbolje je da pogledate šablone. U gornjem desnom uglu su Šabloni u zelenoj kutiji. Izgledaju obećavajuće: lični adresar, muzička kolekcija, kolekcija filmova i knjiga, poslovni kontakti i još mnogo toga. Možete proširiti skup šablona i tada ćete dobiti još više: onlajn peticiju, bazu klijenata i tako dalje. Ispod ovih veza videćete i vezu Почети од нуле za one koji žele da počnu od nule. Šabloni su organizovani u Лични и posao. Ako vam je dizajniranje baze podataka previše teško, dizajner je voljan da prilagodi bazu podataka vašim ličnim željama, za šta traži samo malu donaciju.
Možete početi od šablona, korisnog ako nikada ranije niste radili sa bazom podataka Savet 03: Tajna URL adresa
Počnimo od Lični adresar. U sledećem prozoru široka narandžasta traka blokira deo ekrana. Sodadb traži vašu adresu e-pošte da objavi vašu bazu podataka na tajnoj internet adresi. Preko ovog ličnog URL-a program će sačuvati dizajn i sva podešavanja za sledeći put. Nakon što unesete svoju adresu e-pošte, Sodadb će vas pitati da li je ovo vaša prva onlajn baza podataka. Ako ste kreirali još više baza podataka pomoću ove alatke, možete njima upravljati zajedno. Ako samo želite da pogledate šablon, kliknite Uradiću ovo kasnije.
Više baza podataka
Samo zato što morate da unesete jednu adresu e-pošte ne znači da možete da kreirate samo jednu bazu podataka. Možete povezati više baza podataka sa istom adresom e-pošte. U kartici Moje druge forme naći ćete sve baze podataka koje ste kreirali pomoću ovog programa.
Savet 04: Zapisi i polja
Oglas možete pročitati u radnom prozoru ličnog adresara Nije pronađen nijedan zapis. Baza podataka je sastavljena od zapisa koje možete uporediti sa informativnim listovima. Svaki zapis sadrži podatke u različitim poljima. Nazivi polja su podebljani. Ovi nazivi polja su trenutno na engleskom. Da biste uredili ta polja, morate da odete na Meni sa opcijama, gore levo. Otvorite ovaj meni i kliknite Podesite svoja prilagođena polja. Sa Sodadb-om, svaki zapis može da sadrži najviše 35 polja: to je mnogo informacija. Da bi stvari bile malo jasne, Sodadb spaja tih 35 polja u grupe od 5.
Savet 05: Uredite polja
Kliknite na prvu grupu: Prikaži polja 1-5. Za početak, nazive polja na engleskom možete zameniti holandskim terminima. Kada u šablonu postoje polja koja ne želite da prikažete, možete ih učiniti nevidljivim podešavanjem Vidljivo на не konfigurisati. Možete dodati tekst pomoći svakom nazivu polja. Ovo je tekst koji će se pojaviti u svetlo sivoj boji ispod polja kako bi pomogao korisnicima da ispravno unesu sve podatke. Na taj način ukazujete, na primer, kako treba da se zabeleži datum. U ovom šablonu, polja od 1 do 5 su sva tip kolone. Da li ste zadovoljni sa ovih prvih pet? Zatim podesite polja od 6 do 10, i tako dalje. Ne zaboravite na сачуватиdugme pre zatvaranja ovog prozora.
Испустити
Da biste dozvolili samo određene opcije u određenom polju, radite sa padajućim menijem. U ovom primeru ćemo upisati pokrajinu u polje 6. Da biste uredili tip polja za unos, kliknite na dugme sa leve strane gde je sada tip kolone stoji. Ovde birate opciju испустити. Unesite nove vrednosti izbora u zeleno polje, na primer: 1_Drente:2_Flevoland:3_Friesland и тако даље.
Savet 06: Popunite ručno
Sva imena polja koja ste podesili izgledaju uredno, a tekst pomoći je takođe jasan. Kada su sva polja spremna, možete ručno da popunite prvi zapis. притисните дугме Нова a zatim se pojavljuje prvi čip koji je odmah dobio serijski broj. Kada popunite prvi obrazac, tu je dugme Sačuvaj & Novo za pripremu sledećeg zapisa. Kada budete spremni, kliknite сачувати. Ovo vas vraća na pregled kolona gde se svi zapisi pojavljuju jedan ispod drugog.
Da bi uvoz tekao glatko, na veb lokaciji postoji šablon za uvoz Savet 07: Excel u bazu podataka
Ako imate listu u Excel-u ili Word-u, možete, naravno, ponovo da otkucate te informacije, ali to je dosadan posao. Osim toga, greške u kucanju će garantovano završiti u bazi na ovaj način. Zbog toga je mnogo smislenije uvesti postojeću listu u Sodadb. Ovaj program uvozi samo podatke sačuvane kao csv datoteku. Csv označava 'vrednosti razdvojene zarezima', tako da podaci moraju biti odvojeni zarezima. Pored toga, datoteka mora da sadrži onoliko kolona koliko je predviđeno u vašoj bazi podataka.
Savet 08: Uvezite šablon
Da biste osigurali da proces uvoza teče glatko, na veb lokaciji postoji šablon za uvoz. Možete ga pronaći preko Meni sa opcijama i tamo biraš Uvezite svoje podatke. U ovom polju kliknite Preuzmite šablon baze podataka. Nekoliko sekundi kasnije imaćete CSV datoteku koja se može otvoriti u Excel-u. U ovoj tabeli sve kolone su već spremne na osnovu baze podataka koju ste kreirali. Sada otvorite svoju staru listu podataka. Kopirajte podatke i nalepite ih u odgovarajuće kolone Excel šablona. Zatim sačuvajte ovu Ekcel datoteku kao: odvojeno zarezom vrednosti (.csv). Zatim se vraćate na Meni sa opcijama. Kliknite ispod Uvezite svoje podatke na dugme Одаберите датотеку. Izaberite .csv datoteku koju ste upravo pripremili. I svi podaci se uredno kotrljaju u onlajn bazi podataka bez potrebe da kucate nijedno slovo.
Ako smatrate da je procedura uvoza i dalje preteška, možete pozvati programera. Na veb lokaciji Sodadb čitamo da dizajner želi da uveze podatke za vas. Za ovo traži samo mali poklon.
Savet 09: Jednostavna pretraga
Kada se baza podataka sastoji od stotina ili čak hiljada zapisa, ne možete bez funkcije pretraživanja. Obrazac za pretragu vam omogućava da konsultujete bazu podataka koristeći različite logičke jednačine. Pretpostavimo da želite da tražite podatke Elise Janssen, a zatim kliknite Prikaži normalan obrazac za pretragu. Ovo će prikazati obrazac za pretragu u kojem su dostupna sva polja. Upisujete pored polja za pretragu Име термин Elise u i na Презиме термин Janssen. Zatim kliknite na dugme Pretraga ispod ključnih reči da biste pronašli zapise koji odgovaraju ovoj pretrazi.
Sačuvajte pretrage
Na primer, ako ste potražili kome je rođendan u januaru, a kome u februaru, možete da snimite ove napredne zadatke za kasnije. Sačuvane pretrage se pojavljuju jedna za drugom u okviru za pretragu u gornjem levom uglu. Ovo možete otvoriti klikom na plavi okvir sa belom strelicom.
Nekim korisnicima je dozvoljeno samo da pregledaju podatke, drugi takođe unose i menjaju informacije Savet 10: Napredna pretraga
Sa Sodadb-om moguće je izvršiti napredne pretrage. Zapravo je jednostavnije nego što izgleda. Upit za pretragu koji smo upravo uneli preko polja za pretragu pojavljuje se u polju za pretragu kao #Ime# = 'Elis' I #Prezime# = 'Janssen'. U pretrazi, polje je zatvoreno u heš oznake, a termin za pretragu je zatvoren u jednostrukim navodnicima. Pa ako ti #FirstName# = 'Elise' ILI #FirstName# = 'Elisa' , Sodadb traži sve zapise sa imenom Elise ili Elisa. Da li ste napravili bazu podataka od hiljada CD-ova koja se sastoji od polja: Уметник, Album, Broj CD-ova. Onda ćete pronaći pomoću pretrage #Broj CD-ova# < '5' svi izvođači od kojih imate manje od pet CD-a. Otišlo je predaleko da bismo pokrili sve logičke funkcije i moguće pretrage ovde, ima dosta primera u funkciji pomoći ovog programa.
Savet 11: Dodatni korisnici
Da biste podelili informacije iz baze podataka, dodajte korisnike. Nekima je dozvoljeno da vide podatke, drugima je takođe dozvoljeno da unose i menjaju informacije. Кликните на Meni sa opcijama. Prvo morate da zaštitite bazu podataka preko dugmeta Zaštitite svoju bazu podataka. Da biste to uradili, moraćete da unesete svoju adresu e-pošte (ako već niste). Zatim kliknite unutra Meni sa opcijama na zadatku Podesite svoje pod-korisnike. Upisujete e-mail adrese osoba koje će imati pristup bazi podataka. U isto vreme odlučujete da li mogu da pregledaju ili dodaju i menjaju zapise. Treća mogućnost je da mogu pristupiti (videti, dodavati i menjati) samo zapisima koje sami unose.
Savet 12: Alati za uređivanje
U prikazu dizajna, možete još više uređivati zapise pomoću različitih alata koji se nalaze levo od svakog zapisa. Postoje četiri ikone: Za obradu, Приказати, ukloniti и Више опција. Prve tri ikone su same po sebi razumljive, ali takođe Више опција (zeleni znak plus) je zanimljiv. Ispod ove stavke su komande poput Kopiraj u međuspremnik, Print record, Шаљи имејл, Idite na veb lokaciju и Pogledaj na mapi. Da li možete korisno da koristite ove zadatke zavisi od informacija u zapisu. Ako podaci sadrže adresu ili GPS koordinate, možete da koristite Prikaz na mapi da otvorite mapu Google mapa u tabli. Ako zapis sadrži adresu e-pošte, onda zadatak Шаљи имејл opet korisno. Dakle, takođe možete da štampate pojedinačne zapise odavde, da ih izvezete u CSV datoteku ili da ih kopirate u međuspremnik računara.
Izvoz
U Meni sa opcijama postoji i zgodna funkcija izvoza za izvoz svih ili samo pronađenih zapisa u csv ili txt datoteke. Kada zapisi sadrže adrese e-pošte, možete čak i da izvezete direktno na mailing listu. A za one koji i dalje žele da štampaju staromodne adresne nalepnice, tu je funkcija Izvezite više kolona za oznake.
