Vođenje evidencije je ono o čemu većina ljudi, sa izuzetkom knjigovođa, ne voli da razmišlja, a svakako ne voli da radi. Trebalo bi da bude lakše sa tim fakturama, priznanicama i tako dalje, zar ne? Na sreću, i to je moguće, prelaskom na digitalno računovodstvo.
Za mnoge ljude, uključujući i autora ovog članka, to je velika prepreka za prelazak na digitalnu administraciju. Ipak, apsolutno preporučujemo da to uradite. Nije komplikovano i štedi vam neverovatno mnogo vremena nakon toga. Mi ćemo vam pomoći na vašem putu i odmah ćemo vam dati prvi savet: prebacite se na početku nove finansijske godine, što je mnogo lakše nego na pola godine.
Računovodstvo protiv administracije
Termini računovodstvo i administracija se često koriste naizmenično. Nije zgodno, jer su to dve potpuno različite stvari. Administracija čuva vaše račune, priznanice, drugim rečima, dolazne i odlazne artikle. Računovodstvo je ispravljanje računovodstva za poreske organe, primena propisa i tako dalje. Ovaj članak govori o digitalizaciji vaše administracije. Mi nismo knjigovođe, tako da ne možemo da vam pomognemo sa suštinskom stranom stvari, ali možemo sa tehnologijom. Povremeno objašnjavamo nešto suštinski, ali ako se zaista ništa ne razumete u računovodstvo i administraciju, zgodnije je da to radite zajedno sa nekim drugim.
01 Računovođa
Ukratko ćemo se toga dotaknuti u kontekstu računovodstva nasuprot administraciji: mi nismo knjigovođe. Prilikom konfigurisanja digitalne administracije, važne stvari moraju biti popunjene, kao što je vaš početni bilans. Ovo su pitanja za koja smo jednostavno konsultovali našeg računovođu. Ako znate sve o računima glavne knjige, privremenim unosima, mutacijama i tako dalje, verovatno sve ovo možete popuniti u sebi. Ako ne, možda bi bilo dobro da se konsultujete sa računovođom. Ne morate odmah da prenesete celokupno knjigovodstvo, ali je najbolje da ih zamolite da provere da li ste ispravno podesili stvari kada završite sa konfigurisanjem svog računovodstvenog paketa. Inače, uvek savetujemo svima da angažuju računovođe, činjenica da sami sebi zarađuju nije nikakav mit. Na sajtu za rast poslovanja naći ćete zgodan vodič za pronalaženje dobrog računovođe.
02 Izaberite računovodstveni paket
Izbor računovodstvenog paketa je važan korak. Međutim, sa njim ćete morati redovno da radite, pa je važno da izaberete paket koji vam dobro odgovara. Testirali smo dosta njih i po našem mišljenju postoje dva zaista dobra kandidata: Exact Online i e-Boekhoudt.nl. Exact Online je najobimniji paket, ali i mnogo komplikovaniji i skuplji. e-Boekhoudt.nl je malo ljubazniji, nudi vam sve što vam je potrebno i mnogo je jeftiniji. Pored toga, uslugu je lako integrisati sa, na primer, vašom onlajn prodavnicom (iako je to previše opširno da bi se opisali u ovom članku. Iz ovih razloga smo izabrali e-Boek Keeping.nl kao primer za ovaj osnovni kurs. Međutim, princip je svuda isti, pa slobodno izaberite svoj paket.
03 Digitalni računi
Naravno, digitalno računovodstvo takođe znači da morate da digitalizujete sve svoje račune. Paket koji koristimo na ovom kursu uključuje aplikaciju koja skenira račune, ali ako koristite drugi paket koji ga nema, preporučujemo Turboscan (može se naći iu Google Play prodavnici i Apple App Store-u) . Pomoću ove aplikacije možete lako da skenirate svoje račune, nakon čega ih možete sačuvati u oblaku. Mali savet: naučite se da skenirate račune odmah kada ih primite. To može izgledati pomalo ludo u prodavnici, ali osigurava da zaista nikada više ne izgubite račun. Pored toga, praćenje vaše administracije postaje lako, jer više ne morate da skenirate sve svoje račune na kraju tromesečja. Aplikacija košta 7 evra mnogo, ali se isplati.
04 Register
Većina računovodstvenih paketa nudi vam besplatan probni period, tako da možete na miru da isprobate paket da vidite da li je pravi za vas. Stoga vam preporučujemo da ga iskoristite. Izabrali smo e-Boekhoudt.nl jer mislimo da je ovo paket koji odgovara većini ljudi i zato što nam se sviđa interfejs, ali slobodno potražite pakete za računovodstvo na mreži i isprobajte nekoliko. U našem primeru surfujete na www.e-boekhoudt.nl gde zatim kliknete Покушавати klikovi. Zatim napravite nalog kao na bilo kom drugom sajtu. Sajt možete isprobati 14 dana, nakon toga će vas koštati 7,95 mesečno za osnovnu pretplatu i 5,95 mesečno za modul naplate (što toplo preporučujemo).
05 Video snimci pomoći
Jedan od razloga zašto nam se sviđa paket e-Boekhoudt.nl je taj što je sajt prepun video zapisa koji vam pomažu da digitalno konfigurišete svoju administraciju. Takođe znamo kako to obično ide: želite da počnete i ne želite da prvo gledate sve vrste video zapisa. Međutim, imajte na umu da se radi o vašoj administraciji, nečemu što želite da dobro organizujete jer će vam to uštedeti mnogo sati rada. Naravno, objašnjavamo kako funkcionišu osnove, ali video snimci se dublje bave materijom i stoga su veoma poučni. Prijavite se na sajt i kliknite na gornji desni Подршка. Otvoriće se novi prozor u kojem kliknete na Video trening. Tamo ćete pronaći sve video snimke koji su vam potrebni da bolje razumete kako sajt funkcioniše.
06 Početno stanje
Odmah počinjemo sa najtežim delom: početni bilans, koji se može pronaći preko Menadžment / Početni bilans. Ovo je u suštini rezime svih finansijskih aspekata koji čine vašu kompaniju: prihodi, rashodi, potraživanja,... Ako nemate pojma o čemu govorimo, verovatno već koristite računovođu (jer je i ovo deo vaše analogne administracije ) i možete zatražiti ove informacije od njega/nje. U svakom slučaju, bitno je da zbir leve i desne kolone (tj. imovine i obaveza) bude jednak. Ali pre nego što ovo završite, prvo morate da podesite svoje račune glavne knjige.
07 Postavite račune glavne knjige
Nemojte da vas plaši reč kao što je glavni račun. Svoju administraciju najbolje možete zamisliti kao veliki ormar sa fiokama. Svaka fioka predstavlja deo vašeg poslovanja, kao što je vaš bankovni račun (način plaćanja), pretplata na nešto (Dobit i gubitak), vaš inventar (Bilans stanja) i tako dalje. Reč fioka vas najverovatnije neće opterećivati, a račun glavne knjige je potpuno isti. Zbog toga je za vašu onlajn administraciju važno da mapirate sve elemente vaše kompanije. кликните на Menadžment a zatim dalje Računi glavne knjige. Ovde ćete videti mnogo 'fioka', od kojih većinu nikada nećete koristiti. Pogledajte da li možete da uskladištite sve troškove i koristi vaše kompanije u jednoj od ovih fioka. Ako ne, sami kreirajte novu fioku ili račun glavne knjige.
08 Stvaranje odnosa
Za vašu administraciju je, naravno, važno da znate od koga ste primili novac i kome ste uplatili novac. Iz tog razloga je neophodno stvarati odnose. To radite tako što ćete kliknuti na vrh Odnosi a zatim dalje Додати u levom oknu. Ovo je prilično jednostavno, jednostavno se odnosi na sve kontakt podatke relevantnog kupca ili klijenta.
09 Kreirajte proizvode
Pretpostavimo da sada tražimo od vas da kreirate fakturu, a onda verovatno jednostavno popunite šta ste uradili i koliko košta. Isto važi i za digitalno računovodstvo, osim što računovodstveni paket želi da zna kako treba da se zaduži određeni proizvod ili usluga. Za to kreirate proizvode. кликните на Fakturisanje a zatim pod Производи и услуге на Додати. Sada morate da unesete kod za uslugu ili proizvod (ovo možete sami da smislite) i opis (na primer: DVD). Zatim izaberite a Јединица, u našem slučaju Комад. Ako vam je potrebna jedinica (npr Reč ako pišete članke i plaćate po reči) još ne postoji, možete ga kreirati pod naslovom Јединице налево. Unesite kupovnu cenu ako je primenjivo i prodajnu cenu bez PDV-a. Izaberite stopu PDV-a i prodajna cena sa PDV-om će se odmah prikazati. Bee Kontra račun izaberite u koju 'fioku' pripada ovaj proizvod. To može biti veoma uopšteno (Grupa obrta 1) ili vrlo specifično (DVD). Iako morate prvo da kreirate nalog knjige za DVD. Zgodna stvar je sada: PDV se automatski stavlja u 'fioku' PDV-a za plaćanje.
10 Pošaljite fakture
Proizvodi koje kreirate se stoga koriste tokom fakturisanja. Kliknite na meni na vrhu Fakturisanje a zatim dalje Додати. Izaberite odnos i popunite relevantne informacije. Zatim kliknite Dodajte proizvod/uslugu. Sada kada kliknete na gornje polje, možete dodati jedan od proizvoda koje ste konfigurisali. Odmah se vidi zašto je ovo korisno, odmah se unose sve relevantne informacije (ali se i dalje mogu promeniti ako se cena razlikuje, na primer). Na ovaj način dodajete liniju za svaki proizvod ili uslugu. Kada završite, sačuvajte fakturu i pošaljite je. e-Boekhoudt.nl nudi sve vrste šablona za ovo.
11 Računi za rezervaciju/priznanice
Pored prihoda, imate i troškove. Ovo rezervišete klikom na karticu na sajtu Računovodstvo a zatim dalje fakture. Bee Vrsta rezervacije biraš li Primite fakturu. Izaberite odnos i popunite podatke fakture (uključujući tačan kontra račun). Кликните на Dodavanje datoteka ako želite da otpremite fakturu. Nije zgodno koristiti relacije za račune, uostalom, ponekad nešto kupite u knjižari, što nije odmah relacija. Pored toga, priznanice nemaju broj računa. U tom slučaju kliknite Izvod/Priznanice u levom oknu. Odaberite vrstu rezervacije Трошити новац и са račun naznačite sa kog naloga ste to uradili. Sada takođe vidite: ako imate više bankovnih računa, korisno je da za njih kreirate i više računa glavne knjige. кликните на сачувати za obradu priznanice. Kada preuzmete aplikaciju e-Boekhoudt.nl, takođe možete da skenirate i otpremite priznanice direktno sa svog pametnog telefona.
12 Uvozne transakcije
Uneli ste svoje poslate i primljene fakture u svoju digitalnu administraciju, sada je važno da ih povežete sa stvarnim transakcijama na vašem bankovnom računu. Razlog tome je vaša ravnoteža koja, kao što ime kaže, mora biti u ravnoteži. Za svaki poslat račun od deset evra, mora biti uplata od deset evra, a za svakih pet evra koje potrošite, mora biti kasa od pet evra. Zato ćete knjižiti te stvari jedna protiv druge. Najlakši način je da izvezete svoje bankovne izvode sa sajta svoje banke (svaka banka objašnjava proces), a zatim kliknete na Увоз pod naslovom Enter (tab Računovodstvo). Otpremite datoteku, izaberite odgovarajući bankovni račun, a zatim kliknite Dalje. Kada je datoteka obrađena, kliknite na Idite na neobrađene redove iskaza. Tamo možete videti sve transakcije na vašem bankovnom računu koje još nisu povezane sa, na primer, fakturama. Za svaku mutaciju sada možete tačno naznačiti koji komad kome pripada. Na primer, svaki trošak i sav prihod prati faktura i/ili priznanica.
Linkovi
U principu sve u svom računovodstvenom paketu možete da uradite ručno, ali pod naslovom Menadžment imate i mogućnost da napravite sve vrste linkova. Na primer, prvo možete da napravite vezu sa svojim računovođom, tako da on može da pristupi vašoj administraciji i da podnese vašu poresku prijavu, ali takođe možete da napravite vezu sa svojom bankom, tako da ne morate ručno da uvozite i izvozite svoje transakcije сваки пут. Ovde ćete takođe pronaći vezu sa vašom veb prodavnicom, tako da možete automatski da unosite račune porudžbina u svoje digitalno računovodstvo. Nije sve tako teško, a na stranici podrške ćete naći detaljno objašnjenje kako sve to funkcioniše. Stoga vam preporučujemo da ga potpuno istražite.
