Ne morate da kucate sve podatke koje koristite u dokumentu jedan na jedan u Word-u. Softver ima opsežne funkcije za uvoz podataka iz drugih programa. U ovom članku ćemo vam pokazati mogućnosti uvoza i povezivanja podataka iz drugih programa, kao što je Excel.
Ako imate druge pakete iz serije Office, Word nudi mogućnost uvoza podataka iz tih programa u vaš dokument. Bilo da se radi o podacima iz Excel lista ili Access-a, podacima o adresi ili slajdovima; možete ih lako povezati sa svojim Word dokumentom. Prednost povezivanja podataka iz drugih programa je u tome što morate samo jednom da promenite podatke u izvornom programu. Word će zatim automatski preneti promene u vaš dokument. Ponekad morate da osvežite te podatke.
01 Uvezite podatke iz Excel-a
Excel se široko koristi za unos podataka. Ali ponekad samo želite da uključite deo Excel datoteke u Word, bez direktnog povezivanja podataka. Na primer (deo a) tabele. Obimne funkcije kopiranja i lepljenja programa Word i Excel obezbeđuju da se podaci, uključujući formatiranje, mogu preneti u vaš dokument. U ovom primeru ćemo kopirati jednostavnu tabelu bez formatiranja iz Excel-a u Word. Selektujemo sve ćelije, kliknemo desnim tasterom miša i izaberemo Да копирате.
02 Odabir pravog formata
Način na koji se podaci stavljaju iz Excel-a u Word zavisi od funkcije lepljenja koju odaberete u ovoj drugoj. U Word-u možete staviti svoje podatke u svoj dokument na različite načine: nalepiti sa formatiranjem, nalepiti kao sliku ili nalepiti bez formatiranja. Opcije lepljenja koje postanu dostupne zavise od vrste podataka koji se stavljaju u međuspremnik. Ako kopirate tabelu iz Excel-a, imate više opcija za lepljenje nego ako želite da nalepite običan tekst iz, na primer, Notepad-a u svoj Word dokument.
Ako želite da nalepite podatke iz Excel-a u Word bez formatiranja, izaberite „Zadrži samo tekst“, krajnje desno dugme u meniju. Word zatim direktno nalepi podatke iz Excel-a bez dodataka. Svaki red u tabeli je zalepljen u poseban red.
03 Tabela koja čuva format
Ako je tabela formatirana u programu Excel sa ivicama, bojama, različitim fontovima i ćelijama u boji i želite da je kopirate jedan na jedan u Word-u, izaberite neku od opcija za lepljenje za funkciju Zadržite formatiranje izvora.
Kada kopirate tabelu iz Excel-a, podaci u Word-u se takođe stavljaju u tabelu. Prednost ovoga je što sada možete dalje uređivati podatke i prilagođavati dizajn tabele ako je potrebno. Ako kliknete na nalepljenu tabelu u Word-u, kartica će se takođe pojaviti na traci Dizajn stola доступан. Sa izabranom stolom možete odmah primeniti drugačiji dizajn.
Ako želite da prilagodite samo jednu ćeliju, red ili kolonu, kliknite na nju mišem i možete promeniti njena svojstva.
04 Dinamički podaci iz Excel-a
Ponekad se može desiti da su podaci u Excel-u koje želite da koristite u svom Word dokumentu dinamički. To jest, podaci u Ekcel datoteci se mogu promeniti tokom vremena. Zatim je važno da podaci iz Excel-a koji se stavljaju u Word budu najnoviji. Možete da nalepite podatke u Word, a da sačuvate vezu podataka u Excel-u. Ako vi ili neko drugi promenite originalne podatke u Excel-u, te promene će takođe biti primenjene u Word-u. Da bi ovo funkcionisalo, morate da nalepite podatke iz Excel-a u Word na poseban način. U tom slučaju izaberite paste for . iz menija Povežite i zadržite formatiranje izvora.
Kada se podaci nalepe u Word, videćete da je tabela dobila drugu funkciju. Ako kliknete na jednu od ćelija desnim tasterom miša, videćete novu opciju na listi, tj. Ažurirajte vezu. Ako su podaci promenjeni u Excel-u, neće se menjati direktno u Word-u. Kao vlasnik dokumenta možete da prikažete najnovije podatke u tabeli tako što ćete izabrati Ažurirajte vezu.
05 Formatirane tabele
Uzgred, ova funkcija takođe funkcioniše kada se originalno formatiranje u tabeli promeni u Excel-u. Čim se, na primer, promeni boja ili debljina linija u Excel-u i izaberete u Word-u Ažurirajte vezu, onda se te promene odražavaju i na Word. Ovo naravno može imati i nedostatke za izgled vašeg Word dokumenta. Srećom, za to postoji rešenje. Ako želite da se kopiraju samo podaci u ćelijama Excel-a, ali ne i samo formatiranje, izaberite opciju lepljenja Povezivanje i korišćenje ciljnih lista. Tabela je sada kopirana bez formatiranja u Word-u, ali podaci u samim ćelijama će ostati povezani sa Excel-om i sve promene će biti sačuvane nakon što izaberete Ažurirajte vezu implementirano u Word-u.
Ako je tabela u Excel-u modifikovana sa dizajnersko-tehničke tačke gledišta, to nema daljeg uticaja na izgled tabele u Word-u.
06 Kreirajte pisma i poštu
Takođe možete koristiti Word da pošaljete pismo na više adresa. Na sreću, za ovo ne morate da pravite posebno pismo za svakog primaoca, ali možete kreirati standardno pismo. Sa standardnim pismom možete lako poslati pismo nekoliko ljudi. Sa takvim standardnim pismom povezujete bazu podataka sa imenima, adresama i mestima stanovanja. Ovu funkciju možete koristiti i za štampanje koverti. U ovom primeru ćemo vam pokazati kako da automatski dodate adrese u svoj dokument.
07 Kreirajte polja za adresu
Word ima posebnu funkciju za automatsko umetanje imena i adresa u vaš dokument. Na traci ćete pronaći zasebnu karticu za ovo, tzv Маилинг листе. Tamo možete povezati Word sa postojećom listom za slanje pošte ili možete kreirati novu listu odavde.
Prvo morate imati listu adresa. Možete ih sami kreirati u Word-u, ali takođe možete povezati Word sa, na primer, Excel-om da biste izdvojili podatke o adresi. Prvo ćemo vam pokazati kako da napravite sopstvenu listu detalja adresa u Word-u. Ispod kartice Маилинг листе nalaziš li dugme Izaberite adrese. Kliknite na njega i izaberite opciju Unesite novu listu.
Sada će se pojaviti prozor u koji možete uneti detalje o adresi. U ovom primeru, ograničavamo se na (fiktivne) detalje o adresi kao što su pozdrav, inicijali, prezime, adresa, poštanski broj i mesto stanovanja. Za svaki red unesite podatke o ljudima kojima želite da pišete. Kada završite sa popunjavanjem, pritisnite dugme У реду da sačuvate listu.
Word čuva listu adresa kao Microsoft bazu podataka (sa ekstenzijom .mdb), što ima prednost u tome što možete da nastavite da koristite ovu datoteku u Office-u, tako da ne morate svaki put da pravite novu listu adresa.
Ako ste sačuvali bazu podataka u Word-u, dugme će se pojaviti na traci Pokrenite spajanje pošte доступан. Ali pre nego što kliknete na to, prvo morate da odredite poziciju u svom pismu gde želite da postavite polje za adresu. Da biste ga postavili, kliknite na dugme Address block.
08 Proverite podatke
Sada ćete videti novi prozor u kojem možete proveriti da li su podaci tačni. U principu, ovde ne morate mnogo da menjate; ako ste napravili jednostavnu listu adresa koja sadrži samo ime i prezime, ulicu, kućni broj, poštanski broj i grad i sve adrese su u vašoj zemlji, onda je Word obično odmah ispravno postavlja. Promena podešavanja može biti korisna samo ako šaljete i međunarodna pisma. Nakon toga kliknite na dugme У реду , zatim Word postavlja tekstualni kod <>. Taj blok označava da će adresni podaci baze podataka biti smešteni tamo.
Na vrhu trake sada ćete videti dodatna dugmad pomoću kojih možete da pregledate slova sa adresama koje su upravo povezane. Na taj način možete proveriti da li su podaci o adresi tačno navedeni u pismu. Pored dugmadi sa strelicama za skrolovanje kroz slova, naći ćete i dugme pod nazivom Primer rezultata. Kada pritisnete ovo dugme, takođe možete videti stvarne detalje adrese po slovu.
Sada možete da odlučite da li ste zadovoljni trenutnim pogledom ili želite nešto da promenite. Izgled, na primer, zato što biste možda želeli da odštampate adrese malo veće ili da im obezbedite drugačiji font. Ne morate ovo da radite za svako slovo posebno, ali to možete da uradite odjednom tako što ćete izabrati blok <> u svom dokumentu. Da biste to uradili, prvo morate da onemogućite pregled adrese ponovnim pritiskom na dugme Primer rezultata кликнути. Tek tada se ponovo pojavljuje blok adrese. Izaberite <> u svom dokumentu i možete promeniti njegovo oblikovanje.
09 Spojite dokumente
Da li ste zadovoljni rezultatom? Zatim možete kombinovati podatke o adresi sa svojim pismom. Spajanjem, Word pravi više kopija pisma, sa jedinstvenom adresom iz baze podataka na svakom pismu. Da biste započeli spajanje, kliknite na dugme na traci Završi i spoji, skroz udesno. Sada će se pojaviti tri opcije, izaberite Štampajte dokumente.
Odredite koje zapise želite da odštampate, obično sve štampate u jednom potezu. Word šalje komandu nakon pritiska na dugme У реду, na štampač i vaša pisma će biti odštampana.
Savet: Štampajte nalepnice i koverte
Pored štampanja pisama, želite da štampate i adrese na kovertama ili etiketama? Zatim izaberite na levoj strani trake za Koverte ili etikete. Kada kliknete na jedno od ova dva dugmeta, Word menja izgled vašeg trenutnog dokumenta u izgled koverte ili etikete. Možete birati između različitih formata.
10 Uvezite adrese iz Excel-a
Takođe možete dobiti svoje adrese u Word-u iz drugih programa ili raditi sa zasebnim formatima datoteka. Ulazak preko funkcije Address Lists u Word-u je ponekad prilično težak. To je veoma precizan rad, a pritisak na pogrešno dugme može brzo značiti da morate ponovo da unesete zapis. Pored toga, mala veličina prozora za unos otežava rad sa više zapisa. U tom slučaju, bolje je izabrati program koji može bolje da obrađuje zapise, kao što je Excel ili – ako više volite da radite sa programima baze podataka – Access. Za ovaj osnovni kurs koristimo Excel za uvoz podataka o adresi, što u ovom slučaju dobro funkcioniše; Excel olakšava korišćenje više redova.
Ako imate svoje zapise u dobrom redu u Excel-u, možete ih lako koristiti za kreiranje adresnih podataka u Word-u. Svaki red u Excel-u koji se mora koristiti u Word-u za podatke o adresi, dajete jasno ime: Pozdrav, Име, Презиме, име улице, Кућни број, поштански код и prebivalište. Taj red je tada prvi red u tabeli. U sledećim redovima unesite sve detalje o adresama koje želite da koristite u pismu.
11 Sačuvajte datoteku
Jeste li završili svoj fajl? Zatim ga sačuvate, a zatim idite u Word da biste uvezli podatke iz Excel datoteke kao adresnu datoteku. Da biste to uradili, postupite na sledeći način: kliknite na traku Маилинг листе на Izaberite adrese i izaberite to Koristite postojeću listu. Zatim izaberite svoju Excel datoteku.
Word sada dolazi sa potvrdom datoteke. Ako ste formatirali tabelu u Excel-u, kao u našem primeru, prvi red podataka sadrži naslove kolona. Zatim unesite ček Prvi red podataka sadrži naslove kolona. Word to prepoznaje, pa možete lako da postavite prava polja na pravo mesto u dokumentu.
12 Navedite polja
Za razliku od uvoza podataka o adresi preko Address List, i dalje morate posebno da navedete polja kada uvozite podatke iz Excel-a. Svaka kolona iz vaše Excel datoteke postaje poseban blok u Word-u koji na kraju sadrži celo polje adrese. U Traci u Маилинг листе naći ćete dugme pod nazivom Umetnite polja za spajanje. U tom meniju ćete pronaći sve kolone iz Excel lista. Sada ga možete postaviti u svoj dokument klikom na ispravno ime. Prvo postavite kursor tamo gde želite da umetnete prvo polje, u našem primeru Pozdrav.
Postavite razmak između svakog polja u vašem Word dokumentu tako da pozdrav, ime i prezime ne budu zajedno, kao u nastavku:
<><><>
Sada unesite unos za novi red i postavite polja ispod njega име улице и Кућни број, opet sa razmakom između:
<><>
I na poslednjoj liniji koju ste stavili поштански код и prebivalište, takođe ovde sa razmakom između:
<><>
Prednost uključivanja pojedinačnih polja u Word dokument je u tome što ih možete koristiti bilo gde u pismu. Na ovaj način možete sastaviti lično pismo na osnovu podataka iz Excel fajla.
