Praćenje svih primanja i pisama koja pristižu je naporan posao. Često se sve završi na velikoj gomili. Da ne pominjem sve te fotografije skrivene duboko na tavanu. Vreme je za jesenje čišćenje: oslobodite se tog papira! Pomoći ćemo vam da unesete red u haos digitalizacijom računa, pisama i fotografija.
Savet 01: Šta digitalizovati?
Pre nego što počnemo, odredite tačno šta želite da digitalizujete. Dobar početni korak je, na primer, čuvanje računa i faktura: želite da ih zadržite nekoliko godina kako biste i dalje imali garanciju na artikle, ali njihovo fizičko skladištenje tokom nekoliko godina može biti teško: lako možete izgubiti њих. Takođe možete da digitalizujete svoja pisma. Važna pisma i papire treba čuvati, ali ni držanje svega na velikoj gomili nije sjajno. A ako skenirate te papire, možete mnogo lakše pretraživati tekstove. A da li želite i da digitalizujete svoje fotografije? Ako imate mnogo starih fotografija u foto albumima, može biti lepo da ih imate digitalno kako biste mogli da ih delite sa drugima i kreirate nove foto albume od njih. Isto važi i za negativce, takođe ćemo raditi sa njima. Digitalizacija fotografija će biti najviše posla.
Kada odredite šta želite da digitalizujete, prvo sortirajte gomile: sortirajte sve i odmah bacite nevažne papire.
Najlakši način da digitalizujete svoje račune je pomoću pametnog telefonaSavet 02: Računi
Najlakše je skenirati račune pametnim telefonom. Na ovaj način možete skenirati račun odmah nakon kupovine, kako ga ne biste zaboravili i kako bi bio trajno sačuvan. Postoji mnoštvo aplikacija za skeniranje računa: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, Apple's Notes aplikacija i još mnogo toga. Naravno, možete i samo da fotografišete račun, ali prednost takve aplikacije za skeniranje (pogledajte savet 5) je u tome što iseče račun i prikazuje ga samo malo bolje. Potvrda se takođe čuva kao PDF, što je pogodnije za dokumente nego, na primer, jpg ili png. Važno pitanje kod računa je da li je i dalje potrebno čuvati original. Nažalost, to nije uvek tako jasno. Postoji velika šansa da prodavnica neće praviti pometnju, ali prodavnica bi to mogla da uradi. To je posebno slučaj sa računima bez jedinstvenog broja za praćenje, jer je tada nemoguće utvrditi da li ste ga tamo kupili ili ne. U principu, ne morate da čuvate račune sa takvim jedinstvenim serijskim brojem na papiru. Molimo proverite u prodavnici da biste bili sigurni!
Savet 03: Pisma
Digitalizaciju slova je najbolje uraditi skenerom, jer ćete sa pametnim telefonom brzo imati problema sa čitljivošću. To košta više rada sa skenerom, ali velika prednost je u tome što mnogi skeneri imaju OCR softver koji je dostupan za prepoznavanje tekstova, pogledajte savet 6. Ako imate skener sve u jednom ili poseban, možete ga, naravno, koristiti. Ako ga još nemate i tražite skener, možete pogledati, na primer, Fujitsu ScanSnap. Radi brzo, mali je i prenosiv, tako da ga možete staviti bilo gde.
Mnogi moderni skeneri imaju integraciju sa uslugama skladištenja u oblaku, tako da možete skenirati direktno u oblak bez kabla. Zatim možete da sinhronizujete svoje datoteke na računaru i da nastavite da radite sa njima.
Savet 04: Fotografije
Za fotografije je mnogo važniji kvalitet digitalne verzije. Možete da skenirate fotografije pomoću pametnog telefona, na primer pomoću aplikacije Google FotoScan, pogledajte savet 5. Međutim, kvalitet i fleksibilnost podešavanja su često bolji sa pravim skenerom. Ako želite da digitalizujete negative, postoje posebni skeneri za to. Takođe možete pogledati aplikaciju kao što je FilmLab. Ta aplikacija obećava da će moći da pretvori negative u prelepe fotografije, ali u vreme pisanja još uvek nije dostupna javna testna verzija.
Savet 05: Aplikacije
Počnimo sa pametnim telefonom. Da biste digitalizovali priznanice, možete da koristite aplikaciju Office Lens na svom pametnom telefonu. Možete ga pronaći u prodavnici aplikacija za Android i iOS. Nakon instaliranja, otvorite aplikaciju da biste započeli i dodirnite Дозволи приступ da biste aplikaciji dali pristup vašim fotografijama. Takođe dajte aplikaciji pristup kameri. Nakon toga je pitanje izbora vrste dokumenta: za račune je najbolja opcija Dokument. Uverite se da je račun jasno vidljiv i pritisnite crveno dugme da biste snimili fotografiju. Zatim možete iseći račun. Додирните на Spreman kada završite, izaberite gde želite da sačuvate dokument. Ovo se može uraditi lokalno ili u Microsoft oblaku (OneDrive ili OneNote).
Da biste digitalizovali fotografije putem aplikacije, možete da koristite Google FotoScan. Dostupan je za Android i iOS. Da biste započeli sa aplikacijom, jednostavno držite fotografije ispred kamere i pritisnite dugme za skeniranje u aplikaciji. FotoScan će automatski rotirati, izrezati i pokušati da optimizuje boje fotografija. Samo treba da snimite sliku, a ostalo će se desiti automatski. Možete da sačuvate fotografiju u svom omiljenom skladištu u oblaku.
Ocr softver može prepoznati tekstove iz vaših skeniranih pisamaSavet 06: Skenirajte
Ako želite bolji kvalitet ili, na primer, brzo digitalizovati slova, bolje je koristiti skener. OCR je posebno koristan za pisma, softver koji se standardno isporučuje sa brojnim skenerima. Ocr je skraćenica za optičko prepoznavanje karaktera ili optičko prepoznavanje karaktera. Ovo pretvara sliku u tekst. Besplatni program koji to može da uradi je FreeOCR za Windows. Nažalost, poslednji put je ažuriran 2015. FreeOCR možete preuzeti ovde. Instalirajte i otvorite program. Kliknite na vrh Otvorite PDF da otvorite PDF ili kliknite Otvori da otvorite sliku (na primer, ako ste svoje pismo sačuvali kao jpg datoteku). Desni klik na OCR jezik на inž a zatim kliknite na OCRdugme za pretvaranje slike u tekst. Rezultat se može značajno razlikovati po dokumentu. Ako je rezultat dovoljno dobar, možete ga, na primer, posebno sačuvati kao txt datoteku pored skeniranja. Za optimalne rezultate: uverite se da skenirate u najvećoj mogućoj rezoluciji (pogledajte savet 7), ali imajte na umu da se može koristiti mnogo prostora za skladištenje.
Savet 07: NAPS2
Svi proizvođači skenera uključuju softver za skeniranje. Ako vam se ne sviđa ili ako vam nedostaju funkcije u njemu, možete pogledati NAPS2. Takođe ima ugrađen OCR. NAPS2 preuzimate ovde. Otvorite datoteku i dovršite proceduru instalacije prateći čarobnjak (podrazumevane postavke su u redu). Zatim pokrenite program preko start menija. Da biste skenirali, kliknite na dugme za skeniranje. Unesite naziv za skener na Надимак i kliknite Izaberite uređaj. Izaberite svoj uređaj sa liste i kliknite У реду. Izaberite u Величина странице испред A4 а за Резолуција izaberite dpi (pogledajte savet 8). кликните на У реду. Zatim se skenira. Zatim možete staviti drugu stranicu ispod nje i ponovo skenirati да притиснете. Stranica se pojavljuje u prozoru za pregled. Ako kliknete PDF, spojite sve skenirane dokumente u jedan PDF dokument. Možete dvaput da kliknete na skenirani dokument da biste ga uredili, na primer da biste ga rotirali ili izrezali. Da biste primenili ocr u NAPS2, kliknite OCR. Zatim kliknite енглески језик na listi, kliknite na polje za potvrdu i kliknite За преузимање. Nakon preuzimanja, označite opciju Učinite PDF-ove pretraživim putem OCR-a i kliknite У реду. Takođe se uverite OCR jezik на енглески језик stoji. Ako zatim sačuvate dokumente kao PDF i pritisnete Ctrl+F u Adobe-u i potražite termin, biće pronađen ako je ocr bio uspešan.
Savet 08: Dpi
Rezolucija skeniranja je prikazana u dpi: tačke po inču. Ovo određuje rezoluciju, a time i kvalitet vaše slike. Što je veći dpi, to je veći kvalitet, ali i duže je potrebno da skener bude spreman i više prostora za skladištenje skeniranje zauzima. Dakle: previsoko i čekaćete dugo i vaš prostor za skladištenje će biti potrošen za tren oka, prenisko i vaš skenirani dokument je blokirana zabava. Generalno, 300 dpi je dobar balans između kvaliteta i brzine za pisma i fakture. Za fotografije ćete uskoro želeti da dobijete nešto poput 600 dpi ili više. Vegative ili zaista male fotografije koje želite da budete u mogućnosti da prikažete veće, jednostavno uzmite maksimalni dpi svog skenera.
Digital Notes
Nešto što još uvek radimo na papiru je beleženje. Izgleda da se ne izvlačiš. Sve više laptopova ima ekrane osetljive na dodir, a pomoću digitalne olovke možete lako da pravite beleške u svojoj omiljenoj aplikaciji, kao što su OneNote ili Evernote. Biće potrebno da se naviknete na pisanje takvom digitalnom olovkom. Za najbolje rezultate – ako tražite novi laptop – izaberite laptop sa podrškom za Windows Ink, koji je posebno pogodan za korišćenje digitalne olovke. Ako zaista ne možete bez papira, možete da pogledate i livescribe beležnicu od Moleskine, na primer. Ne biste rekli da je digitalan spolja: to je samo analogni papir sa olovkom. Ipak, možete da napravite svoje beleške na papiru, a zatim ih prebacite na tablet ili pametni telefon pritiskom na dugme. Tamo možete jednostavno urediti svoje beleške kao tekst i izvršiti podešavanja. Nažalost, Moleskine Smart Writing Set košta oko 230 evra.
Savet 09: Imenovanje
Nakon što se priznanica ili pismo skeniraju, ne želite da ih jednostavno bacite u fasciklu i nikada više ne možete da ih pronađete. Morate pravilno da organizujete svoje datoteke na računaru ili laptopu. Ako sinhronizujete svoje datoteke sa omiljenom uslugom u oblaku, takođe možete da ih dodate i pregledate sa svog pametnog telefona. Obratite pažnju na bezbednost klaud servisa, u svakom slučaju koristite jaku lozinku i omogućite dvofaktorsku autentifikaciju.
Logička struktura foldera zavisi od toga šta želite. Za slova, na primer, struktura godine / месец дана (i opciono / dan), tako da ćete dobiti sve mesece u okviru fascikle 2017. Savet: numerišite te mesece tako da se pojavljuju po redosledu u strukturi fascikli i ako je potrebno ponovo dodajte godinu, što je zgodno da biste imali pregled. Ako imate mnogo fajlova, dobićete ponovo sve dane u folderu 01. januar. Zatim je u pitanju preimenovanje datoteke i njeno postavljanje u logičku strukturu foldera. To preimenovanje je takođe nešto na šta treba da obratite pažnju: dajte svojim datotekama konzistentan naziv. Ako mešate više tipova imena, brzo može postati teško pronaći svoje datoteke. Razmislite o ovome unapred: menjati ga kasnije je mnogo posla. Podrazumevana konvencija o imenovanju može biti company_subject.pdf za slova ili buy_date_model_number_device_type.pdf.
Koji je format datoteke najbolji zavisi od vaših zahteva i mogućnosti Savet 10: Tip datoteke
Na primer, u softveru za skeniranje možete da izaberete različite tipove datoteka prilikom čuvanja datoteka. Koji format datoteke je najbolji zavisi od vaših zahteva i mogućnosti. Ako imate puno prostora za skladištenje, možete se odlučiti za tiff za svoje fotografije. Ovo čuva kvalitet, jer tiff ne primenjuje kompresiju. Postoji samo jedan odgovarajući format za pisma: PDF. Odlična stvar kod PDF-a je to što dokument može da sadrži više stranica, a format podržava OCR za lako pretraživanje datoteka. Za račune možete koristiti pdf, ili nešto poput jpeg ili png. Imajte na umu da jpeg koristi mnogo kompresije, tako da kvalitet može biti loš. Zato uvek testirajte da li su vaše datoteke i dalje čitljive.
Savet 11: Arhiviranje
Da biste arhivirali svoje datoteke i čuvali ih dugo vremena, najbolje je da ih skladištite na nekoliko mesta kako biste imali rezervnu kopiju. Naše iskustvo pokazuje da je korisno sačuvati završene godine ili kvartale tako što ćete ih narezati na DVD ili staviti na eksterni čvrsti disk, koji povezujete sa računarom samo kada su vam datoteke potrebne. Kopija nas je naravno uvek dobro rešenje. Uzgred, shvatite da DVD ne traje večno i da spoljni čvrsti disk takođe može da pokvari. Ako zaista želite da budete sigurni da su vaši podaci dobro očuvani, možete pogledati M-Discs. To je poseban disk nalik DVD-u dizajniran da traje hiljadu godina. Za to vam je potreban poseban snimač, ali kada se nareže, možete koristiti M-Disc u bilo kom DVD čitaču. Ali možemo zamisliti da mislite da je ovo malo previše dobra stvar. Takođe možete izabrati da čuvate svoje datoteke u oblaku, preporučujemo vam da to uradite bezbedno!
Savet 12: Rezervne kopije
Ako skenirate sve svoje dokumente i skladištite ih digitalno, želite da budete sigurni da su dokumenti pravilno uskladišteni. Važno je napraviti rezervne kopije. To se može učiniti na različite načine. Najlakši način je da koristite ugrađenu funkciju pravljenja rezervnih kopija u Windows-u. Za to idite na aplikaciju Institucije u Windows 10, a zatim na Ažuriranje i bezbednost / rezervna kopija. кликните на Dodajte stanicu i izaberite (spoljni) disk sa liste. Zatim kliknite Више опција. Обавезно Napravite rezervnu kopiju ovih fascikli fascikla sa vašim dokumentima je između. Ako ne, dodajte ga sami pomoću dugmeta Dodajte fasciklu. Кликните на Napravite rezervnu kopiju sada da odmah napravite rezervnu kopiju.
Savet 13: Dodaci za Windows Explorer
Verovatno upravljate svojim dokumentima pomoću Windows Explorer-a. Nažalost, nije toliko moćan, ali sa dodatnim softverom možete učiniti nešto više. Pomoću alatke Folder Ico, na primer, možete da organizujete fascikle u bojama i kategorijama u istraživaču radi boljeg pregleda. Nažalost, ovaj dodatak košta malo: 10 dolara (oko 8,85 evra) po računaru. Alatka Clover daje vašem istraživaču kartice slične Chrome-u. Seer je takođe koristan. Na macOS-u, ako izaberete datoteku i pritisnete razmaknicu, možete je brzo pregledati. Sa Seer-om, ta funkcionalnost takođe dolazi u istraživač. Na taj način možete mnogo brže da pregledate sve svoje datoteke. Prozor pregleda Windows Explorer-a ne radi odlično i uvek zauzima puno prostora.
Seer čini pregledanje pregleda vaših datoteka mnogo bržim Savet 14: XYPlorer
Nažalost, istraživač ima veoma ograničene mogućnosti da efikasno upravlja vašim pismima i priznanicama. Pored dodataka kao u prethodnom savetu, možete pogledati i alternative, kao što je XYPlorer. Sa tim programom imate opciju da postavite datoteke u kategoriju boja i da označite sve datoteke (Windows Explorer može označiti samo određene formate datoteka). Takođe možete kreirati virtuelne kolekcije, sačuvati rezultate pretrage i može vam pomoći sa zadacima koji se ponavljaju. Ovaj program košta 40 dolara, što je oko 34 evra. Druga opcija je Directory Opus 12, koji vam takođe omogućava da označite i kategorišete po boji. Directory Opus ima besplatnu verziju dostupnu sa ograničenom funkcionalnošću.
Savet 15: PDF i Word
Skenirani PDF dokumenti se mogu otvoriti modernim verzijama Word-a, nakon čega Word automatski primenjuje OCR i odmah ga pretvara u skenirani dokument. Kvalitet rezultata varira u zavisnosti od dokumenta. Koristimo Word 2016 sa ažuriranjima iz jula 2017. Otvorite Word i kliknite Otvorite druge dokumente На дну. кликните на Da listam i sada potražite PDF dokument koji želite da konvertujete u Word datoteku i kliknite За отварање. Pojavljuje se poruka da se dokument konvertuje i da se rezultati mogu razlikovati: posebno sa mnogo slika u pismu ili priznanici, rezultat će biti razočaravajući. кликните на У реду i sačekajte neko vreme da se konverzija završi. Onda vidite rezultat. U idealnom slučaju, sačuvate i docx datoteku i PDF datoteku, tako da uvek imate original.
Savet 16: Upravljajte dokumentima
Ako zaista želite da se ozbiljno bavite digitalizacijom računa, a posebno pisama, možete pogledati sistem za upravljanje dokumentima (DMS). Ovo vam omogućava da sistematski skladištite svoje dokumente, priložite im beleške i lako ih pronađete i sortirate. Besplatan i dobar DMS je Mayan EDMS. Da biste to započeli, potreban vam je server sa Docker-om. Docker je dostupan na brojnim NAS-ovima, ali se može instalirati i na Windows ili macOS. Pročitajte ovde kako da ovo pokrenete.
